Entenda como autenticar documento no cartório da maneira correta!

Autenticar documento no cartório é uma exigência comum em diversos processos legais, administrativos e acadêmicos.

Essa prática confere ao documento uma verificação de autenticidade, assegurando que a cópia apresentada é fiel ao original.

Muitas instituições, como bancos, repartições públicas e universidades, solicitam esse tipo de validação para evitar fraudes ou equívocos.

Neste artigo do Cartório Online Brasil, vamos explicar o passo a passo de como autenticar documento no cartório e em quais casos esse serviço é necessário, além de esclarecer o que exatamente representa uma autenticação em termos legais.

Como autenticar documento no cartório?

Autenticar um documento consiste em apresentar ao cartório uma cópia e o respectivo original para que o tabelião ou escrevente compare os dois.

Ao verificar que são idênticos, ele insere um selo de autenticidade na cópia, carimba e assina, dando validade legal àquela reprodução, passo a passo:

1. Leve o original e a cópia ao cartório de notas: caso você não tenha a cópia, o próprio cartório pode fazer a fotocópia para você
2. Apresente os documentos no balcão: o atendente fará a conferência do conteúdo
3. O cartório aplica o selo de fiscalização: este selo é controlado pela Corregedoria de Justiça de cada estado e garante a autenticidade da conferência
4. Você paga a taxa de autenticação: os valores são definidos por tabela estadual e variam conforme o estado e o número de páginas.

Não é necessário apresentar nenhum documento pessoal para esse procedimento, salvo em casos específicos como autenticação de tradução juramentada ou em documentos com restrições de sigilo.

Quais documentos podem ser autenticados no cartório?

De forma geral, praticamente qualquer documento impresso pode ser autenticado, desde que o conteúdo esteja legível e o original esteja disponível para conferência, entre os exemplos mais comuns estão:

• RG, CPF e outros documentos pessoais
• Diplomas, históricos escolares e certificados de cursos
• Comprovantes de residência
• Contratos, declarações, recibos e procurações
• Documentos empresariais, como atos societários
• Certidões de nascimento, casamento, óbito e outras certidões públicas
• Comprovantes de renda, de pagamento ou de quitação
• Escrituras e documentos de imóveis.

Não podem ser autenticados documentos rasurados, ilegíveis, incompletos, sem original disponível para conferência ou com indícios de fraude.

É possível reconhecer firma online?

Sim, desde 2020, com a regulamentação da Lei nº 14.063/2020 e a atuação da plataforma e-Notariado, passou a ser possível autenticar documentos digitais por meio do cartório eletrônico.

Esse tipo de autenticação é chamada de autenticação eletrônica ou digital, e tem o mesmo valor jurídico da autenticidade física.

O documento digital é validado com assinatura eletrônica do tabelião, certificada com um selo de fiscalização eletrônico, disponível na plataforma oficial dos cartórios.

Quais são os requisitos para a autenticação digital?

Para autenticar documentos digitalmente, o interessado deve:

• Ter acesso à plataforma e-Notariado
• Possuir um certificado digital notarizado, que pode ser emitido gratuitamente em qualquer cartório de notas
• Enviar o documento digital em formato PDF por meio da plataforma, solicitando a autenticação
• Confirmar os dados por videoconferência, quando exigido
• Pagar a taxa correspondente, também prevista por tabela estadual.

O cartório emitirá o documento com um selo digital, que pode ser verificado pela internet e é aceito em órgãos públicos e privados.

Quanto custa autenticar um documento no cartório?

O custo da autenticação de documentos é tabelado por estado, conforme orientação das corregedorias estaduais, em 2024, os valores médios variam entre R$ 6,00 e R$ 12,00 por página autenticada.

A tarifa inclui o serviço e o selo de fiscalização obrigatoriamente inserido no documento.

Caso o próprio cartório precise fazer a cópia do documento, pode haver uma cobrança adicional por página xerocada, geralmente entre R$ 0,50 e R$ 1,00.

No caso de autenticação digital, o valor também segue tabela estadual e pode variar conforme o tipo de documento e a modalidade de conferência utilizada.

Qual é a validade de um documento autenticado?

Um documento autenticado não possui um prazo de validade legal específico, o prazo de aceitação pode variar conforme a instituição ou finalidade, por exemplo:

• Em universidades, a cópia autenticada pode ser exigida com emissão de até 90 dias
• Em processos judiciais, costuma-se aceitar cópias autenticadas recentes, também com 60 ou 90 dias de emissão
• Para fins de concurso público, licitação ou inscrição, o edital definirá o prazo de validade dos documentos.

Já os documentos autenticados digitalmente podem ter validação contínua, desde que o selo eletrônico esteja íntegro e conferível por meio da plataforma oficial.

Em quais situações a autenticação de documentos é necessária?

A autenticação é exigida quando se deseja garantir a fidelidade de uma cópia em relação ao original, especialmente nos seguintes contextos:

• Processos seletivos públicos e concursos
• Abertura de contas bancárias ou financiamentos
• Matrículas em instituições de ensino
• Transações imobiliárias e lavratura de escrituras
• Processos judiciais ou administrativos
• Comprovações para programas sociais ou benefícios públicos
• Envio de documentos a empresas ou órgãos no exterior, com ou sem Apostila de Haia.

Ela é especialmente útil quando o interessado não pode ou não deseja entregar o original, mas precisa comprovar a veracidade do conteúdo.

O que significa autenticar um documento no cartório?

Autenticar um documento no cartório significa que uma autoridade notarial (o tabelião ou escrevente autorizado) conferiu que a cópia apresentada é idêntica ao documento original.

Esse procedimento tem valor probatório em processos judiciais e administrativos, o que significa que a cópia autenticada pode substituir o original em muitas situações formais, é comum que seja exigido em:

• Matrículas escolares e universitárias
• Processos seletivos em concursos públicos
• Transações imobiliárias e bancárias
• Contratos com instituições financeiras
• Requerimentos perante órgãos públicos ou empresas privadas.

A autenticação pode ser exigida para documentos em outro idioma quando acompanhados de tradução juramentada, ou em documentos produzidos por empresas, ONGs ou profissionais liberais que precisam apresentar comprovantes com valor legal.

Autenticar em cartório é um procedimento simples, mas de grande importância em diversas situações formais do dia a dia.

Compreender quando é necessário, como é feito e qual seu valor legal pode evitar contratempos e garantir mais agilidade nos seus processos.

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